1．文书的制作要领。
(l)文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。
(2)起草文书的理由包括起因及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。
(3)必须明确起草文书人的责任，并正确署名。
(4)修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。
2．文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在形成正式文书前，附上有价值的证明文件。
3．文书的署名。
(1)主管署名用于公司内一般往来文书。
(2)部门署名用于不涉及各部门且内容不重要的单纯上报文书。
(3)经理、副总经理、总经理（董事长）署名，或署有关部门的主管姓名和职务，用于重要文书。
(4)署总经理职务与姓名用于如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书。
(5)指定责任者署名用于总经理委托事项。
(6)署分公司或分支机构主管的职务与姓名的，用于除上述规定以外的文书。
4．文书的盖章。
(l)在文书正本上必须加盖文书署名者的签章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
(2)如果文书署名者不在，可加盖代理者签章，并加盖具体执行者签章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。
(3)以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。